EkonomiNord skapade ordning och reda

Med ny kanslichef behövde IFK Umeå förändra arbetssättet och skapa nya rutiner för ekonomihanteringen.

Med ny kanslichef behövde ekonomihantering förändra arbetssättet och skapa nya rutiner för ekonomihanteringen.

– Nu har vi en tydlig struktur med ordning och reda, som gör att jag också kan fokusera på föreningsutveckling, säger kanslichefen Monica Svonni.

IFK Umeå är en anrik idrottsförening som bildades 1901. Föreningen har

2900 medlemmar och bedriver verksamhet i tio sektioner: badminton, bandy, bowling, boxning, fotboll, friidrott, handboll, orientering, skidor och tyngdlyftning.

– Vi är väl lite unika på det sättet. Många andra föreningar är ju specialiserade nuförtiden, konstaterar Monica Svonni.

Förutom den sportsliga delen äger och förvaltar föreningen två fastigheter och sina egna kanslilokaler. Dessutom äger och driver de Badmintonstadion samt ansvarar för skötsel av Vildmannavallen och Umeå kommuns konstsnöspår på Nydala. Totalt omsätter IFK Umeå närmare 12 miljoner kronor.

Kansliet, som har totalt fyra anställda, har en viktig funktion för att samordna verksamheten. Bland uppgifterna ingår bland annat ansvar för den ekonomiska redovisningen och bokföringen.

– Innan jag började för ett och ett halvt år sedan hade IFK Umeå haft samma kanslichef i 41 år. Han arbetade nästan uteslutande med ekonomi, men jag delar min tid mellan ekonomi och föreningsutveckling, berättar Monica Svonni.

För att skapa nya rutiner i arbetet med ekonomin tog IFK Umeå hjälp av EkonomiNord.

– Vi var i kontakt med flera leverantörer, men det kändes som att EkonomiNord var de som förstod våra behov bäst, sägare Monica Svonni.

IFK Umeå behövde hjälp med att skapa ny struktur och nya rutiner eftersom Monica hade begränsade erfarenheter av ekonomiarbete samt för att hinna med att ägna sig åt föreningsutveckling.

– Jag behövde helt enkelt hjälp med att skapa ordning och reda för att känna trygghet i ekonomiarbetet, säger hon.

Med hjälp av Marielle Eklund på EkonomiNord arbetade de fram en passande struktur med effektiva arbetsrutiner. Samtidigt införde också IFK Umeå ett nytt bokföringssystem.

– Vi tittade både på när jag ska göra ekonomiarbetet och hur jag ska göra det för att det ska bli mest effektivt, förklarar Monica Svonni.

I huvudstyrelsen finns givetvis en kassör men i varje sektion finns dessutom en ekonomiansvarig med kontrollerande funktion.

– Det är de ideella krafterna i sektionerna som kontrollerar och godkänner medan jag administrerar. Det är en bra rollfördelning som underlättar mycket för de som arbetar ideellt i sektionerna, berättar Monica Svonni.

Varje månad redovisas ekonomin i huvudstyrelsen och kassören har full insyn i redovisningssystemet.

– Det är smidigt att kassören kan titta direkt i systemet om vi skulle hitta avvikelse och om vi inte kan hantera det själva tar vi hjälp av EkonomiNord.

Monica menar att samarbetet med EkonomiNord har skapat trygghet i ekonomiarbetet.

– När jag nu är inne på andra året kan vi gå vidare och utveckla våra rutiner ännu mer. Både när det gäller administrationen och hur vi följer den ekonomiska utvecklingen under året. Det är något vi ska titta mer på, säger Monica Svonni.